東京と京都の本社、そして主要都市に18支店を構え、会議に伴う人の移動が課題となっていた佐川急便。出張費や移動時間などの無駄を排除しつつリモートでも参加できるよう、2012年前後からWeb会議の導入を進めてきました。同社では毎週月曜日の朝に、各部門長を含む本社の幹部や支店長が参加する全社ミーティングを定例で開催しています。Web会議導入当初は、本社幹部からの報告や指示など1wayでの情報伝達がメインでしたが、Web会議に慣れてくるに従い2wayでのコミュニケーションが増える一方、「聞こえにくい」「音が割れる」といった意見が増えてきました。全社ミーティングでは、本社の幹部と支店長（あわせて50名前後）のやりとりを全国428カ所の営業所長がタブレットで視聴しますが、現場にしっかりと情報を伝えるためにも、Web会議の音声品質を改善する必要がありました。さらに、Web会議の利用が全社ミーティング以外にも広がるなか、対応する会議室が慢性的に不足した結果、その拡充も急務となっていました。
全社ミーティングが行われている大会議室
佐川急便全社のICTを担うIT企画部では、Web会議の音声品質改善に向けて、既存のマイクスピーカーをよりすぐれたマイク性能を有する製品にリプレイスすることに。複数メーカーの実機でデモを実施するなど比較検討をした結果、最も高い評価を得たのがヤマハのスピーカーフォンYVC-1000MSでした。会議メンバーの役員にも参加してもらいテストを実施したところ、ヤマハ品が一番聞き取りやすく、「音質が全然違う」という役員の評価も決め手となり、2019年1月、全社ミーティングで20～30名が参加する東京本社の大会議室に5 台、京都本社および関西支店の大会議室に5 台、計1 0 台のYVC-1000MSの導入が決まりました。さらに、東京本社の6つの中会議室には、音声品質のみならず、高機能なカメラ一体型で操作がシンプルな点を評価して、HDカメラ付きスピーカーフォンCS-700AVを同時に導入。さまざまな規模で同時多発的に開催されるWeb会議に対応する環境を整えました。導入に際しては、誰もが迷うことなくすぐにWeb会議を開始できるよう、機器のそばに操作手順を簡潔にまとめた自作のマニュアルを配置することで問い合わせ対応の負担軽減を図るなど、運用面にも配慮しています。
カメラ一体型のCS-700AVはモニター下に設置
マニュアル以外にも写真付きの接続図も作成
2020年に入り世界を襲ったコロナ禍に対し、緊急事態宣言発出と同時に出社率5割以下を目標に定め、本社社員約830名を対象にテレワークを導入した同社。コミュニケーションの多様化と活性化を目指して進めていたMicrosoftTeamsの全社導入が同年3月末に完了していたこともあり、迅速かつスムーズなテレワーク移行を果たしました。それまでのオフィス内での対面コミュニケーションをネットワーク越しに行うためWeb会議ニーズが急増しましたが、オフィス側の社員はなかなか会議室がとれず、自席のPCからイヤホンでTeamsミーティングに参加することに。その結果、お互いに音声品質に不満を抱えるケースが頻発したほか、各自がWi-Fi接続でWeb会議に参加することで帯域が逼迫する懸念もあり、日常的なコミュニケーションや情報共有のための小規模なWeb会議に対応する環境の整備が必要になってきました。
利用頻度も高いミーティング・ブース
そこで同社は、テレワーク導入で利用が減った東京本社のフリーアドレスのデ スクを思い切って減らし、空いたスペースにパーティションで囲った開放型のミーティング・ブースを造設することに。2020年11月、ガラス張り＆引き戸を採用した特注ブースを3・4階のオフィスフロア周辺部に並べることで、圧迫感を極力減らしつつ安心して会話できる環境を実現しました。その際、大型モニターやカメラ、専用ノートPCと併せ各ミーティング・ブースに導入されたのが、4～6名規模のWeb会議向けスピーカーフォンYVC-330でした。YVC-1000MS とCS-700AVですでに実績があり、その音声品質を高く評価していたヤマハ製品で検討を進めるなか、ざわついたオープンスペースでストレスフリーの音声コミュニケーションを実現するYVC-330の“SoundCap”テクノロジーが、上部がオープンのミーティング・ブースで効果を発揮するのではと考えての導入でした。東京本社に新設されたミーティング・ブース22室のほか、コミュニケーション頻度の高い18支店の会議室に計40台のYVC-330が導入されました。
YVC-330のSoundCap機能で会話も快適に
2019年1月のYVC-1000MS/CS-700AV導入時と同様にYVC-330を大量導入したのには理由があります。同社ではかつてスピーカーフォンなどWeb会議に必要な機材を、都度会議室に運び込み設置・設定していましたが、故障対応や貸出管理の負担が大きく、Web会議が増えるにつれ機器が足りなくなるなど課題に直面していました。大型モニターやカメラ、Web会議ソフト導入済み専用ノートPCやスピーカーフォンを接続済みの状態で会議室に据え置き設置することで、利用者は電源を入れるだけですぐにWeb会議をスタートでき、IT企画部も機器の貸し出し管理や設置・設定から解放され、会社全体で生産性が向上。増え続けるWeb会議ニーズに対応する環境を整備することができました。
大会議室には、YVC-1000MSと拡張マイクYVC-MIC1000EXを据え置き
佐川急便株式会社
IT企画部 部長
南部 一貴 様
メール、チャット、Web会議とコミュニケーション手段が多様化するなかで、
会話によるコミュニケーションの重要性はむしろ増していると思います。
Web会議のニーズが高まるにつれ、コミュニケーションにおける音声の重要性を再認識しています。定例の全社ミーティングは全国428カ所の営業所もタブレットで視聴していますが、ヤマハ製品を導入して以降、音声品質に関するクレームがほとんどなくなりました。今後は、Teams導入で実現した多様なコミュニケーション・チャネルを通じて、お客様に一番近い現場の声を積極的に吸い上げ経営にフィードバックし、新しいサービスの創出など競争力向上を目指したいですね。
佐川急便株式会社
IT企画部 IT企画課 係長
太田 亨宣 様
会議に不要な周囲の雑音を抑制してくれるYVC-330は、
新たに設けたミーティング・ブースにぴったりの製品でした。
東京本社のオフィスフロアに新しく造設したミーティング・ブースは、消防法対応のコストや圧迫感を考慮し、上部がオープンの設計にしました。フロア内の音声などが邪魔をしてWeb会議の会話が聞き取りづらくなる懸念がありましたが、ハドルスペースなどオープンスペースでのWeb会議用に開発されたYVC-330のおかげで、多少ブースの外がざわついている状況でも、お互いにストレスのない音声コミュニケーションを実現しています。
毎週月曜朝の全社ミーティングでは、YVC-1000MSが設置された大会議室およびCS-700AVが設置された中会議室、あるいは自席のPCから本社幹部が分散して参加。ソーシャルディスタンスを確保しつつ、18支店の支店長とのスムーズなコミュニケーションを実現している（全国428カ所の営業所もタブレットで参加（視聴のみ））。テレワーク移行にともなう部署間・グループ会社間の日常的なコミュニケーションでは、東京本社に新たに造設したミーティング・ブースおよび18支店の会議室に設置されたYVC-330を利用。いずれも、各会議室に大型モニターやカメラ、Web会議ソフト導入済み専用ノートPCなどと接続済みで据え置き設置され、電源を入れるだけですぐ使いはじめられるようになっている。
（2021年03月18日 掲載）
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